数字化时代，数字经济正在成为整个国民经济发展的最大增长点，数字化转型同样成为企业管理重点关注和讨论的话题。企业为客户创造价值的同时，财务更要积极借助数字化管理为企业创造价值。

如何建立良好的价值创造关系？云海肴一方面已实现运营环节的闭环管理及数据沉淀，借助数字化工具实现多个系统的整合利用，打破信息孤岛，实现企业大量数据的打通集合。

另一方面，云海肴积极报名参与了今年2月四大部门联合发文通知的“发票电子化报销、入账、归档的三次试点工作”，并借助合思·易快报推出的“易会档”电子会计档案管理平台，响应国家政策的同时进一步实现了数据信息的精准电子化管理，为管理层提供及时有效的决策依据。

据了解，云海肴作为北京试点企业之一，在此次电子会计档案试点中已正式完成验收。那么，推进电子会计档案系统建设对企业最大的意义在哪里？针对财务数字化进程中，云海肴的难点、对策、成功经验分享等方面问题，《财智无界》邀请了云海肴财务总监韩格盈老师，分享她对于数字化变革挑战下，企业参与电子会计档案试点的看法和观点。

传统档案管理模式难以支撑云海肴全国业务

今年2月份，由国家档案局、财政部、商务部以及国家税务总局四部委，共同起草推出了《进一步扩大增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作的通知》。消息经公布后，全国各大国家单位及民营企业响应政策号召，纷纷积极报名参与了第三次电子会计档案试点。

韩格盈老师表示，在报名之初云海肴经过了层层筛选和审批，最终与包括美团、京东等互联网公司及其他国央企总计十余家单位入选为北京试点单位企业，也间接证明了云海肴及其档案服务厂商的品牌实力。

值得注意的是，此次其他参加试点的企业单位大多为自研档案系统，云海肴虽然使用了多款SaaS类企业管理工具，但实现了多个系统的数据信息整合利用，打破了数据孤岛，为档案试点数字化转型管理提供了很大借鉴意义。

韩格盈告诉《财智无界》，云海肴目前全国上下共有140多家门店，全国员工3000多名，每月的报销工作量十分庞大。在过去传统的报销模式中，面临着发票真实有效性难以保障，纸质会计档案打印、装订、保管、存储、归档、检索、借阅流程十分复杂等问题，档案共享程度差，难以实现多人借阅，且借阅、管理记录很难追溯。

云海肴参加电子档案试点之前，已和合思·易快报达成合作并使用了其费控系统为企业报销费控管理提供支持。此次参加试点后，在系统建设过程中进一步优化升级了报销系统，建设了独立的“易会档”电子档案系统。据了解，截止试点正式完成验收，云海肴已归档了三个月的有效数据，共计会计凭证过万份、发票与报销单据分别实现3000份以上，形成了可推广、可复制的经验和做法。

参加此次试点工作，电子会计档案究竟能为企业带来哪些实质性的变革？韩格盈表示主要分为以下三点：

第一，大大优化了报销业务审批流程。电子会计档案增加了自动归档智能组装流程，大大减少了日常财务报销归档的环节，提高查阅提高了工作效率。与此同时，独立系统替换了原来纯线下管理模式，实现了多维检索条件、支持显示借阅权限、可视可监督。

第二，大大提高工作效率，实现财务智能化。韩格盈表示，此前装订纸质档案，需要财务人员每月出动七至八人并耗费2-3天才能全部装订好，如今实现电子档案归档后，极大简化财务工作内容，减轻财务人员工作量。与此同时，提高会计核算准确性，提升档案智能查询提高工作效率，实现财务智能化。

第三，实现了档案长久安全、不可篡改的核心诉求。面对传统档案不易保存、易篡改、易丢失等问题，电子档案的优势在于针对发票合规性校验，并通过组织数据分离与分布存储，加密技术以及防篡改预警功能，更好地保证了电子档案的合规性与安全性。

韩格盈认为，会计档案电子化将是一个势在必行的过程。一方面，国家政策已经在大力提倡全面电子化和数字化，包括“十四五规划”中也提到要加快建设数字经济；另一方面会计档案电子化将为企业经营管理带来巨大变革意义：

一方面，助力企业无纸化，业财档管理实现数字化转型。档案电子化将为财务及档案管理提供最新的智能计算，杜绝数据误差，有效控制业财档管理风险。同时还将加快推进档案无纸化进程，助力企业实现无纸化办公，业财档管理全面向数字化转型。

另一方面，助力实现业财档管理一体化。通过电子化管理实现了业务数据的安全高效采集，业务数据将直接转化为财务、档案数据，通过业务、财务、档案一体化流程打通，最终实现企业整体的业财档数字化转型。

推进财务数字化进程，要实现信息数据的连接

数字化技术发展加速了全行业的变革，财务职能作为企业的核心职能之一，沉淀和积累了大量的企业数据，并贯穿企业经营发展的全过程。推进财务数字化进程，实现档案电子化的数据管理，将进一步基于大量的运营数据实现企业运营与数字技术的深度融合，激活数据对业务的价值。

韩格盈表示，云海肴的财务数字化转型核心是共享。即打通数据流动，让业务数据与财务数据相连接，真正实现业财融合，打通企业信息孤岛并释放数据价值。

“数字化推进的过程中，部门之间的配合与支持是十分重要的。”韩格盈说道，起初易会档的电子档案系统上线时，IT部门牵头并拉动其他部门来参与，互相协调来配合落实。从记账系统、费控系统、档案管理系统，再到采购系统、行政系统等，云海肴由点及面地逐渐推开了数字化的大门，并实现各系统之间的信息互联。

对于企业推进财务数字化建设，韩格盈给出了以下几点建议：

第一，提高人效的变革，要让公司提高重视程度。“有利于业务的发展是头等大事”，要让公司从决策层支持更好的系统，推进各部门之间系统化数据的资源整合。在良好技术条件的财务数字化环境下，才能真正体现财务的数据分析和运用价值。

第二，提高管理会计的未来规划能力。企业不能仅仅依赖于财务会计反映过去的能力，要借助数字化能力直接从交易端自动实现数据的收集和处理，精准判断、预测和决策，助力企业实现最大利润。

第三，开展数据的洞察，赋能业务。财务要从数据上的观察对业务提出合理的建议，让业务有更好的提升。当财务对业务足够了解时，就可以变被动为主动，先于业务发现机遇和避免风险。

第四，居安思危，保持忧患意识。靠手工操作对当下的确能够完成工作任务，但对未来长期发展将是非常大的障碍。要主动进行自我意识革新，积极拥抱变化，促进财务数字化在提升经营管理方面发挥更大的作用。

最后，韩格盈指出要善于发现能够为业务赋能的优质合作厂商。举个例子，韩格盈在参加易快报举办的合思用户大会时，发现大量数据管理问题还可以利用财务智能机器人实现跨系统自动处理财务数据，进一步提高数据处理的准确度和效率。于是，主动推进了与伙伴厂商间的数据对接与深度合作。因此，拥有一双“善于发现的眼睛”将为数字化转型减轻极大工作量。

在韩格盈看来，电子会计档案试点的正式验收意味着云海肴向数字化转型再次前进了一大步，也意味着财务人员必须秉持着开放、积极的心态向数字化财务、管理会计靠近，积极推进业财融合，最终为企业实现降本增效。