互联网

别再错过,送你一份“时间管理”指南

2020/2/15 13:37:00

本文来源于泰普洛领导力,由混沌重庆整理发布。


正如成语 “顺势而为”和网络流行语“站在风口上,猪也能飞起来”一样,很多成功的背后,都是时机和趋势,不单单是天道酬勤。


我们的人生,也并不是一直上扬的斜线,而是有波峰波谷的曲线,就像一年有春夏秋冬,春播夏种,秋收冬藏;我们的命运也是时好时坏,运来时策马奔腾,运滞时原地踏步。要了解这一切背后的规律,我们需要了解什么是时机管理。




究竟什么是“时机管理”?


用平克的话说「我将证明,时机是一门科学,它是一个多层面、跨学科的新兴研究体系,是关于人类生存状况的全新见解,并为更智慧地工作和改善生活,提供有益的指导。


相信我们大部分人,都知道时间管理。时间管理的本质,是对个人精力的管理;而时机管理,则更强调一种时间与事件的动态规划。





时间管理把个人所拥有的时间看作可统计的量,而时机管理把个人所拥有的时间看作一个有机整体。不同的时间,做事效果也会不同。因而时机管理就是了解时间背后的规律,有针对地行事,提升工作效率。


时间是一条长河,时机是一个断点或一种节奏。时间管理要解决的问题是,人们希望自己在何时做何事。而时机管理要解决的问题是,在何时做何事更科学。


前者强调时间规划的主观性,与科学与否无关,而后者则强调做事情有正确的时机,需要科学把握。





在正式开始本文之前,我们先来看书中的一个小故事:


在以色列,两个司法委员会中的法官,会处理全国约40%的假释请求。从早到晚,法官一个接一个地听取囚犯的诉求:长期服刑的囚犯洗心革面,祈求获释,重见天日;获得假释的犯人祈求除去跟踪装置,获得真正的自由。


在人们心中,法官一直是理性、审慎、明智的象征。他们严格遵循事实与法律,对囚犯的命运做出公正的裁决。


然而,几位社会学家利用这两个司法委员会的数据,来研究司法决策时发现:一天之内,法官在上午更倾向于作出有利于囚犯的裁决;而临近中午时,他们作出有利于囚犯裁决的可能性却不断下降,逼近于零。





法官在休息后变得更宽容


第一次午餐休息后,法官却变得宽容,再次做出了有利判决。但几小时后,法官却又采取了强硬的态度,大多数囚犯徒劳而返。


这究竟是为什么呢?


研究人员无法准确找出这种现象背后的原因,可能是因为进食恢复了法官的血糖水平,补充了他们的能量;可能是从座位上暂时离开让法官的心情变好了;也可能是法官累了,而休息减轻了他们的疲劳感。


一个本来应该与司法决策和司法本身无关的外部因素,即法官是否能够以及何时可以休息一下,却成了决定囚犯获得自由还是继续留在监狱的关键。


由此可见,休息可以缓解人的情绪低谷,是否获得足够休息可能会影响许多重要的决策与决定。





身体的时机管理:


隐秘的生物钟机制


正如我们在上面所讲到法官的例子。我们太需要去了解自己身体的最佳时机,因为它与我们的工作效率和生活幸福感,是息息相关的。


如果你能熟练掌握这一隐秘的生物钟机制,你就能在时间管理上做出更明智的“时机”抉择。


平常人可能不大会注意到自己的情绪变化,然而其中暗藏玄机。


根据康奈尔大学两位社会学家的研究,不管在哪个大洲、哪个时区,也不管哪个种族、哪个年龄,人们每天的情绪都像潮汐一样,具有规律性地变化。


具体趋势大致如下:





情绪波动曲线


平克认为:每个人都有自己的“时间类型”(chronotype),它们大致可以分为“猫头鹰型”、“云雀型”和“第三种鸟”。


“猫头鹰型”的人,日出很久才会醒来,直到下午甚至晚上才迎来高峰;“云雀型”的人,早起很轻松,白天感觉活力充沛,晚上却疲惫不堪;“第三种鸟”则居于两种类型之间。


猫头鹰型的比例约为25%,云雀型约为15%,第三种鸟约为65%。





多数人是第三种鸟


在知晓了自己的时间类型之后,我们就可以利用身体和情绪的时间模式,对一天之内的工作安排进行管理和调节。


一天之内的时机管理要点是休息,正如平克所言「休息不是懒惰的象征,而是力量的标志」。





如何利用自己身体的隐秘生物钟,进行高质量的休息呢?平克提出了恢复性休息的5个原则:


原则一:休息比不休息有效


还记得我们开头提到的例子,法官们在早上比下午更容易给出善意的判决,但是,他们的决策模式远比简单的上下午划分更复杂有趣。研究者们发现,总体而言,随着早晨慢慢过去,法官们做出有利裁决的比例开始下降。但是假如此时,法官们在恢复性休息中喝点果汁或在的健身房运动一下,当他们再次回到法庭,会做出有利裁决的比例又会升高。


原则二:动起来比坐着有效


一项研究表明,每小时走5分钟,会提高能量水平,强化注意力,改善一整天的情绪,并减少傍晚的疲劳感。研究人员称这些“微型运动”比专门散步30分钟,更能放松身心。


原则三:社交比独处有效


独处也有助于恢复精力,特别是对于内向的人。但是,与他人在一起时,更容易激发出巨大的能量,特别是当我们可以自由选择与谁在一起时。


原则四:户外散步比待在室内有效


接近大自然的休息,能使我们更好地放松。虽然大部分人也知道在户外会更开心,但却低估了更开心的程度。花几分钟拥抱大自然,比待在室内更好;望着窗外的绿色,比盯着墙壁或隔间更好;即使在有植物的房间中休息一下,也比在没有绿色的空间好。


原则五:彻底放空比思绪万千有效


我们经常将休息与另一项认知要求较高的活动结合起来,比如看短信或与同事讨论工作。这是一种错误。拒绝科技产品的休息,可以增加活力。




人生的时机管理:


只有中年低潮,没有中年危机


一件事情的发展,有其发展规律和模式,抓住其中重要的时间节点,我们就可以做好一件事情的时机管理。平克认为任何一件事情,都有三个重要的节点,分别是:起点、中间点和终点。


1. “好的开始是成功的一半”


在一件事情的发展进程中,起点具有非常重要的作用,会一直影响到终点。塞万提斯在《堂吉诃德》中提到“好的开始是成功的一半”,这句话并非虚言。


一个例子是那些在经济衰退期毕业的年轻人,收入往往会低于往届毕业生,且低收入问题会持续折磨他们多年。因为在经济疲软期开启职业生涯,会面临着机会缺失,很难换工作,发展自己难度增大,赚钱能力也就随之被长期削弱了。


一个失败起点的影响,超过了大多数人的想象,不过也并不是完全没有办法。尽管我们不能总是确定什么时候开始,但我们可以对起点施加作用,进而在很大程度上扭转不良结果的影响。


方法很简单,成功的开始有三个原则:正确开始、重新开始和一起开始


正确开始是指,不管做什么,我们都要充分利用起点的力量,力争有一个好的开始,比如一毕业就能找到一份好工作。


重新开始是指,即使失败了也别气馁,可以尝试选择一个新的起点重新开始。这个新起点可以是社会性的,比如新年第一天、每月或每周第一天;也可以是个人性的,比如新的一岁、新的住处、新的工作等等。


一起开始是指,如果没有一个好的开始,重新开始也完全不起作用,那么我们就把有着相似处境的人组织到一起,寻求整个群体的改善,一起努力度过难关。


2. 中间点:是低潮,也可能是火花


中间点会让我们泄气,它可能成为低潮;中间点也可能引燃我们,成为火花。丹尼尔·平克称这两种效应分别为“低潮效应”和“火花效应”。


这其中,我们最熟悉的例子就是“中年危机”


2010年,包括诺贝尔经济学奖得主Angus Deaton在内的4名社会学家,推出了“美国幸福感年龄分布快照”。调查结果的形状呈现出一个U形,20岁左右的年轻人幸福感最高,53岁左右的中年人幸福感最低,而年龄超过53岁的人幸福感则再次升高。


所以,我们只能说,「中年危机」是一个温和的低潮,而非危机。事实上,科学家们甚至在500多只大猩猩身上,发现了中年低潮期。这说明,这种现象可能是一种心理和生理现象,而非社会学现象。


我们可以找到很多理由,来解释为何人到中年会出现低潮。但在平克看来,“时机”才是真正的原因。就像跑马拉松,跑到一半,一定是心理和生理最脆弱的阶段。想想看,虽然前面已经跑了一半,可后面还有一半在等着你,而且越往后难度越大。然而,这个时候只要你咬紧牙关,一鼓作气,就会挺过最难受的阶段,而越接近终点,你的决心和干劲就会越大,因为胜利在望。


一个项目团队也会经历一个长长的惰性阶段。在这个阶段内,队友之间已经比较熟悉,他们会谈论各种想法,项目却没有向前推进。但是,当项目走到中间点时,如果项目成员产生一种“我们的时间不多了”的紧迫感,就能激活团队成员的动力,改变其行动策略,并最终促进项目的顺利完成。


平克称这种紧迫感为“呃-哦效应”(uh-oh effect),在到达某个中间点时,一个警笛在我们头脑中拉响:“呃-哦,我们快没时间了!”这种健康的压力,可以成为点燃成为我们的火花,使得我们鼓足干劲、齐心协力,一起完成任务或度过难关。


因此,要想将中间点的低潮转变为火花,关键是要利用中间点提醒自己,而不是放弃。要发出一声“呃-哦”让自己紧张起来,而不是一声泄气的“噢-不-”。


我们做一件事情,通常会重视开始和结束,而在中间懈怠。如果你把中场的哨声当做一个提醒,中场反而是一个重新爆发的机会。所以,请把握好你的中场,它会迎来你行动的关键时刻。


3. 令人难忘的终点


像起点和中间点一样,终点也在悄悄地引导我们做什么以及如何做。事实上,各种经历、项目、学期、谈判以及人生阶段的结局,都以4种可预见的方式影响着我们的行为:激活、编码、编辑和升华。


激活,是指人越接近终点,越是拼搏。


一个很好的例子是橄榄球比赛。根据美国全国橄榄球联赛2007至2017年间的比赛数据,在距离上半场比赛结束还有一分钟时,拿球球队会非常积极地得分,拿到的分数是比赛中其他一分钟之内得分的两倍。


编码,是指终点会帮助我们编码,即评估和记录对一项事物的整个体验。


比较能说明这一点是“峰终效应”(peakend rule),这一定律在20世纪90年代早期提出,主要是说我们对于一个事件的记忆基本是由高峰和终点时的体验决定的,其他的内容对于记忆几乎没有影响。


编辑,是指在接近终点时,因为时间变得有限,人们开始修正自己的行为和选择。


那些步入晚年的老人,因为年岁已高,很可能会开始“编辑”社会关系,他们会忽略一些不必要的人和事,而选择把余下的岁月花在那些与他们关系紧密的一小群人身上。


最后,升华,是指一个好的结尾,通常可以使一个故事或者一件事情变得更有意义。


就像一部电影最后的结局或大学生活的最后一天,一种悲伤与快乐混合的复杂情绪,可以升华整部电影或整个大学生活。




群体时机管理的秘密:


同步和幸福感


如果说个体时机管理的秘密在于起点、中间点和终点,那么群体时机管理的秘密就在于同步。不论是运动队、仪仗队,还是工厂、餐馆等,都需要其中的个体按照一定的节奏工作,使行动与他人同步,向某个共同的目标前进。


这种同步有三个层面:一是个人与老板同步,统一节奏或标准;二是个人与群体同步,营造团队归属感;三是一个群体的心灵同步,提升每个人的幸福感。


1. 每一个好团队,都需要一根“指挥棒”


每一个好团队都需要一根“指挥棒”,它可以统一团队的节奏,它可以决定前进的方向,它可以让所有人都集中精神。只有这样,团队内的不同个体才能形成一股合力。


平克在书中提到了一个很有趣的人-大卫·西蒙斯(David Simmons),他的故事可以很好地说明了“指挥棒”的重要性。


西蒙斯在法学院毕业,但没有去做律师,而是进了合唱团,现在是华盛顿特区国会合唱团(Congressional Chorus)的艺术指挥。这个合唱团完全由业余人士组成,而且由于他们都有着正式的工作,所以每周能够来排练的时间也有限。


但他们在华盛顿阿特拉斯表演艺术中心的演出,一点也不业余,超过两个半小时的合唱,常常让观众们沉浸其中。


他们究竟是如何做到的呢?





这就要归功于西蒙斯独特的领导风格。他亲自面试并决定录取哪一个人,提前规划好排练时间,亲自为每场音乐会选曲,不容许演唱者有任何不满。西蒙斯的领导风格,并不是出于他本人的专制冲动,而是他明白合唱这一领域,需要坚定的方向与高效的独断。


正如一位曾经不满于此种领导风格的合唱团成员所说:“我经常惊奇地发现,第一次彩排时,成员们总是一无所知。但到了音乐会开场,他只要轻抬手腕,我们就很自然、整齐地唱出那个音符来。”


2. 归属感:高效协同工作的关键


人,天生都需要归属感。拥有归属感,会给个体和团队都带来诸多好处。借西蒙斯的话来说:“归属感,让你的声音更美,让排练出勤率更高,让人们脸上的笑容更多…”当然,群体的归属感并不是先天就存在,它需要群体成员以多种形式去创造、实现。


在印度孟买,有一群叫做达巴瓦拉(dabbawala)的人,“dabba”在印度语中是指金属饭盒,“wala”是指“做事的人”。达巴瓦拉,就是运送午餐饭盒的工人。孟买大约有5000名达巴瓦拉,他们每天运送超过20万份午餐,每周6次,从不间断,投递准确率极高,是一个极其高效有序的工作群体。





然而,他们中的大多数人都只有初中以下学历,无法阅读或写字。那么问题来了,这些达巴瓦拉们是如何协同的呢?平克认为:正是一种强烈的“归属感”,在其中发挥着重要的作用。这种“归属感”,来源于代码、着装和身体接触等多方面的塑造。


首先,达巴瓦拉们全部来自孟买东南部的小村庄,很多人相互认识,他们用马拉地语相互交谈和说笑,他们使用一套特别的代码来标记他们的货物——午餐盒。共同的语言、家乡和共通的代码,创造了一种特别的亲密感。


在着装上,达巴瓦拉们在工作时都带着一顶白色的甘地帽,帽子是他们相互同步的另一个重要元素,使他们联系在一起,并与其他群体区分开来。


还有一点就是身体接触,一些合唱团的成员们在唱歌时,彼此手拉着手来相互连接并改善声音质量。达巴瓦拉虽然不拉手,但是他们通过手势和身体姿势与同伴沟通,在没有座位的行李车厢里,他们经常互相靠在一起,在同伴的肩上打盹。


3. 同步的幸福感


与他人同步、与群体同步会使得我们感觉良好,创造出一种幸福感。而这种心中的幸福感,也会增强我们与他人、与群体的同步,这是一种良性的循环。这种心中的幸福感、意义感,既是与他人同步的结果,也是增强与他人同步的原因。


让我们再回到上面提到的西蒙斯的业余合唱团,当所有歌手站在华丽的舞台上,合唱一首气势磅礴的作品,每一位观众都能感受到他们整齐划一的声音。


但更重要的是,在他们的身体里,这些背景各异的业余歌手的心脏,都以同样的速度在跳动。这种整个团队同步的心跳,会给每一位队员带来有人陪伴的幸福感;而这种幸福感,也必定会使得每位队员与他人的同步,更加顺畅、协调。





最后,我们以本书精彩的结尾语来作结:


曾经,我相信可以无视一天的情绪波动;现在,我相信应随生命起伏而动。


曾经,我相信午餐、午睡和散步都是奢侈品;现在,我相信它是必需品。


曾经,我相信在工作、学业或家庭中,克服糟糕起点的最好办法就是摆脱困境、继续前进;现在,我相信最好的办法,是重新开始,或与别人一起开始。


曾经,我相信终点并不重要,主要是因为我没有注意到它的存在;现在,我相信中间点,说明了人类行为和世界发展的一些最基本的东西。


曾经,我相信幸福结局的价值;现在我相信结局的力量,不在于毫无遗憾的大团圆,而在于辛酸的意义。


曾经,我相信与他人同步,只是一个机械的过程;现在,我相信它能为我们带来一种归属感,一种目标感,揭示人类的一部分本质。


曾经,我相信时机就是一切;现在,我相信一切是时机……




本书作者:丹尼尔·平克



耶鲁大学法学博士,美国前副总统阿尔·戈尔的首席演讲稿撰写人,是《连线》杂志特约编辑,《纽约时报》、《哈佛商业评论》、《快公司》长期撰稿人,同时也是商业超级畅销书《全新思维》、《驱动力》作者。作为引领商业思潮的趋势专家,平克长期为美国CNN、CNBC、ABC等全球著名媒体提供商业趋势分析,在世界各地的企业、协会以及大学发表演讲。2011年至2017年,平克4次入选“全球50位最具影响力的商业思想家”榜单,《财富》杂志赞誉他是“最睿智的思想者”。


| 版权说明 |


- 文章素材来源:《时机管理》,丹尼尔·平克 著,张琪 译,浙江教育出版社,2018-7出版

- 后期内容编辑:泰普洛领导力 Ivana张婷

- 整理发布:混沌重庆


更多内容欢迎关注“混沌重庆”微信服务号,更多信息欢迎添加微信hdcq015讨论分享。

版权声明
本文仅代表作者观点,不代表艾瑞立场。本文系作者授权艾瑞专栏发表,未经许可,不得转载。
  • 合作伙伴

  • 官方微信
    官方微信

    新浪微博
    邮件订阅
    第一时间获取最新行业数据、研究成果、产业报告、活动峰会等信息。
     关于艾瑞| 业务体系| 加入艾瑞| 服务声明| 信息反馈| 联系我们| 广告赞助| 友情链接

Copyright© 沪公网安备 31010402000581号沪ICP备15021772号-10

扫一扫,或长按识别二维码

关注艾瑞网官方微信公众号