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员工如何在5分钟内向领导汇报工作?

2019/3/2 21:16:00

     大企业的领导一般都是管理时间的高手,处在他们那个位置,每天都要做决策,每个小时都要看报告,漫天的信息会从各个方面奔涌而来,透过广泛的媒体,消费者或许会感觉马云、马化腾、刘强东非常平易近人,毕竟,他们经常出现在公众视野中,但对于企业内部员工来讲,他们往往都是高不可攀的,日常工作中绝难有机会和他们进行长时间交流沟通。基于这些背景,聪明的员工都会修炼一项重要的技能:如何在5分钟内向领导汇报,甚至有人专门训练在坐电梯时、在去餐厅路上汇报,力求清清楚楚地陈述,获得高层明确指示,留下良好的印象之后,升职、加薪,再走上人生巅峰。

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     工作中的事儿常常错综复杂,特别是大企业的汇报牵扯面往往更大,涉及技术、流程、客户关系,甚至潜规则等等,而且高层主管又是日理万机的,不可能知道到全部的背景情况,况且,基层员工面对高层主管时,又会出现一定程度上的语无伦次、冒虚汗、或者心跳加等等,仅仅5分钟的时间,可能连“平复心情”都不够用,更不要提“高效汇报、获得认可”了,可见,“五分钟高效汇报”虽然不容易达成,但这体现了一种卓越的工作态度和严苛的自我要求,也会让人逐步提升表达、理解、反思和时间管理等能力。

领导五分钟,准备十年功

     唱戏的人讲究“台上十分钟,台下十年功”,而职场的汇报同样有类似的定律,如前文所述,企业的高层主管一般都很忙,留给普通员工的时间真地不会太多,所以,当下属真正得到宝贵的5分钟之前,势必要做好充分准备:

     首先,要准备简洁的报告,绝对不能是大篇的文字和琳琅满目的数字,现在的领导都懒得去从raw data中获取信息,员工在汇报之前,一定要想明白:自己想要给领导传达什么信息?其次,要站在领导的角度想问题,知道他们最在意什么事儿,尽量把要汇报的问题与其最在意的事情,绑在一起,比如员工要汇报个人的广告创意,希望刘强东能批准预算,除了要阐述自己的广告创意非常好之外,还要表示会打败国美、苏宁店面的广告,因为东哥最讨厌京东实体店附近出现苏宁和国美,视这些店面和广告牌为耻辱。此外,高层领导一般都是经营高手,是公司内的综合型人才,而非某一个领域的专家,这就要求汇报者知晓领导的知识背景,把专业的问题描述得通俗易懂,最接地气的表达就是数字,谨记对高管来讲,他们最讨厌听到形容词,“利润增加30%”的描述比之“利润有很大增长”要清楚地多,特别是企业领导,他们最关心的事情永远是营收和利润。

    在非常有限的时间内,员工的汇报还应该注意“从结果开始”,最大限度地压缩过程,毕竟,现代企业中,只会以“结果”论英雄,领导看到好的结果,自然不会再关心过程的艰辛和龌龊。而对于一些艰难的话题,员工也不要奢望立即得到认同,需要在正式汇报前,通过邮件、微信工作群,甚至朋友圈做好铺垫,以便发挥“黄金五分钟”最大的功效。员工向领导汇报艰难话题时,常常是因遇到了棘手的事儿需要指示和帮助,但切记一定不要只向领导“抛问题”,而没有任何自己的看法,我们更应该提出几个方案供领导选择,比如郭台铭办公室的门上就挂着一个牌子,上面写着:请示问题,需要带着三个方案,否则,就不要进来。而且要注意,一旦领导对自己的汇报感兴趣,思维就会变得异常活跃,问题就会如连珠炮一样汹涌而来,如果员工能提前预判到这些问题,对答如流,或者有灵光乍现式的超水平发挥,那么,有望突破5分钟,最终完成一次高效且收货颇丰的汇报。

争分夺秒,领导的时间就是金钱

     笔者认为,领导要求下属在5分钟内完成工作汇报,是一种非常负责任的表现。相信很多人都讨厌开会,特别是国企里的会议,又冗长又没有效率,且缺乏应该有的结论。领导面对“三岁小学生”的报告,不仅无法有效获取信息,还要花费精力去甄别数据的准确性,企业的领导班子如果经常陷入冗长会议的泥潭中,就离“经营失败”不远了,正是有如此严苛的要求,员工在做任何汇报前,都会认真组织语言,提炼出最优质的信息,同时,养成从领导视角看东西、预判领导问题的习惯,从而在表达、阅读、理解等方面的能力得到大幅度提升,而节省下来的时间,又能投入到技术创新,或者商务拓展等事情上。

     另外,之所以强调“五分钟汇报”的重要性,正在于强调时间的重要性。人类在天赋、出身、背景存在着天然差异,这些几乎都是无法填平的沟壑,但时间对任何人都是公平的,不管是阳春白雪,还是下里巴人,也无论是帝王将相,或者是贩夫走卒,大家每天只能拥有24小时,伟大如康熙爷都要高喊:向天再借500年。同时,时间又是最不公平的,每个人使用时间方式的不同,造成了人生巨大的差距。毫无疑问,身居高位的企业领导,基本上都是管理时间的高手,经过长时间的思考和沉淀,他们都会建立一个“时间模型”,会自动过滤掉员工没有价值的汇报,也不会允许自己刷抖音两个小时,却极为重视黄金5分钟的汇报,以及运动、读书、陪伴家人等时间,他们不仅善于处理重要紧急的事儿,更会坚持做重要不紧急的事儿,比如三星的李健熙开创了“午餐汇报”模式,对时间的压榨几乎到了极致,又推出早七点上班、晚四点下班的工作制度,保证员工下班之后有大块的时间充电学习或者享受生活,此外,他会对犯错员工连续咆哮9个小时,以避免其不再犯错,自己也会坚持运动,铁人三项、击剑、骑马是老爷子的最爱,以延长自己的时间。

     时间就是金钱、效率就是生命,这真的是职场中的一句至理名言,特别是在这个充满诱惑,充满消耗类app的时代,管理时间、高效工作、黄金5分钟汇报都是职场永恒的话题,总之,谁能更好地管理时间,谁就离金字塔越近。(科技新发现 康斯坦丁/文)


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